Difensore Toscana

Nel 2013 Il Difensore Regionale Toscana ha deciso di adottare il Software Di.As.Pro; obiettivo era quello di installare il software e avviare l’operatività agli inizi di gennaio del 2014.  La versione iniziale del Software è stata adeguata ai flussi correnti presso la Regione Toscana.

Anche per il Difensore Regionale della Toscana l’esigenza principale era quella di dare il via al processo di  dematerializzazione dell’iter delle pratiche del Difensore Civico. Alcuni fattori negativi che creano inefficienze quali la ripetitività di azioni a basso valore aggiunto e alto rischi di errore, come l’imputazione manuale dei riferimenti dei destinatari delle lettere in uscita.

In generale le esigenze a cui Di.As.Pro fa fronte sono:

• Maggiore controllo: necessità di creare un flusso di lavoro in cui si potesse conoscere con certezza lo stato di istruttoria della Pratica, a chi fosse in carico, quali attori coinvolgesse
• Standardizzazione: necessità di istituire un maggiore omogeneità nella gestione delle pratiche, potendo attingere ai documenti e casistica esistente
• Comunicazione: facilitare la comunicazione tra i dipendenti dell’Ufficio, permettendo loro di tracciare la comunicazione inerente la stessa pratica
• Protocollazione e stampa: necessità di poter protocollare i documenti in maniera semplice e integrata
• Dematerializzazione: necessità di ridurre il numero di copie e di stampe cartacee sulle differenti scrivanie degli attori coinvolti
• Migliore efficienza: ridurre le attività ripetitive, a basso valore aggiunto e alto tasso di errrore, come l’imputazione manuale degli indirizzi dei destinatari
• Maggiore efficacia: velocizzare e migliorare l’organizzazione del lavoro del Funzionario, della Segreteria e del Punto Informazioni
• Classificazione : necessità di introdurre un sistema che permette la classificazione della richieste, la sua assegnazione al gruppo di Funzionari competente e infine la possibilità di archiviazione della pratica, una volta completata l’istruttoria

Il team di Di.As.Pro ha reso disponibile il Software, e formato il personale dell’Ufficio…

Risultati ottenuti:

• Migliore trasparenza verso il cittadino, grazie alla pubblicazione di report e grafici, dinamicamente generati, che mostrano i trend e alcuni parametri statistici, come la distribuzione delle pratiche per tipologia
• Maggiore efficacia e controllo
• Riduzione della carta stampata
• Migliore integrazione e scambio di informazioni tra i differenti ruoli coinvolti nel flusso di gestione della pratica

Per l’ufficio del Difensore Regionale della Toscana, il team di  Di.As.Pro ha offerto i seguenti servizi:

• analisi dei flussi attuali e personalizzazione del Software Di.As.Pro
• Installazione, configurazione, collaudo e messa in esercizio
• Formazione in loco
• Personalizzazione e automatizzazione della modulistica in uscita, grazie al modulo Template Builder
• Servizi di manutenzione adeguativa e correttiva